Facturar a la Administración Pública con FACe paso a paso

¿Qué es FACe y por qué existe?

FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Es la pasarela común a la que casi todos los organismos públicos están conectados. Existe porque la Ley 25/2013 obliga a que las facturas a las AAPP sean electrónicas y firmadas, y porque tener mil canales era imposible de gestionar.

Resumen: para cobrar a la administración necesitas tres cosas — formato correcto, firma válida y entrega en FACe (o en el portal autorizado del organismo).

1. El formato: Facturae 3.2.2

El estándar es Facturae, en su versión 3.2.2 (la 3.2.1 sigue aceptada en muchas administraciones, pero 3.2.2 es la actual). Es un XML con un esquema oficial publicado por la Agencia Tributaria y el Ministerio.

Lo importante de Facturae frente a un PDF:

• Datos estructurados (no es texto libre): el receptor lo procesa automáticamente.
• Soporta varias líneas, varios tipos impositivos, descuentos, suplidos, retenciones de IRPF, recargo de equivalencia.
• Incluye datos administrativos que un PDF no tiene: códigos DIR3, número de expediente, datos del centro pagador.

2. Los códigos DIR3: la pieza más confundida

Una factura a una administración debe ir dirigida a tres unidades organizativas, no “al ayuntamiento” en abstracto:

• Oficina Contable — quien recibe y registra la factura.
• Órgano Gestor — quien aprueba la conformidad.
• Unidad Tramitadora — quien tramita y propone el pago.

Cada una está identificada por un código DIR3 de 9 caracteres alfanuméricos. Son obligatorios y los tiene que dar el cliente: pídelos por escrito antes de emitir nada. Sin DIR3 no se puede enviar.

3. La firma: XAdES-BES

El XML Facturae se firma con XAdES-BES, una variante de la firma XML avanzada definida por ETSI. La clave: necesita un certificado digital cualificado a nombre de tu empresa o tuyo (autónomo). Vale FNMT, Camerfirma, ANCERT, etc.

La firma se incrusta en el propio XML como un nodo <ds:Signature> con sus referencias y propiedades (QualifyingProperties). Si la administración detecta que el certificado no es válido, está revocado o la firma no cuadra, rechaza la factura.

<ds:Signature xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#">
  <ds:SignedInfo>...</ds:SignedInfo>
  <ds:SignatureValue>...</ds:SignatureValue>
  <ds:KeyInfo><ds:X509Data>...</ds:X509Data></ds:KeyInfo>
  <ds:Object><xades:QualifyingProperties>...</xades:QualifyingProperties></ds:Object>
</ds:Signature>

4. El envío: SOAP a FACe

FACe expone un web service SOAP 1.1. La operación principal es enviarFactura:

• Endpoint producción: https://webservice.face.gob.es/facturasspp2
• Endpoint preproducción: https://se-face.redsara.es/facturasspp2

Le mandas el XML firmado en Base64 más un email de contacto. La respuesta trae un código (1200 = aceptada) y un número de registro. Ese número es tu acuse: con él se puede consultar el estado en cualquier momento.

5. Después del envío: estado y cobro

FACe no paga: registra y reparte. La factura puede pasar por estos estados:

1. Registrada: FACe la ha aceptado y la ha enrutado al organismo.
2. Registrada en RCF: el organismo la ha cogido en su Registro Contable de Facturas.
3. Conformada: el órgano gestor da el visto bueno.
4. Pagada: la unidad tramitadora ha hecho la transferencia.
5. Rechazada / Anulada: según motivo.

Errores típicos (y cómo evitarlos)

• DIR3 inventados o copiados. Pídelos por escrito antes de emitir.
• Certificado caducado. Tu sistema debería bloquear el envío si el cert expira en menos de 30 días.
• Falta el IBAN del emisor en el XML. Sin él, no saben dónde pagarte.
• Importes con redondeo no comercial. Si no usas away from zero, el total no cuadra con la suma de líneas.
• Reenviar tras error sin cambiar el número. Si rechazan, hay que rectificar la factura, no volver a mandar la misma.

Casos especiales

Facturas a empresas públicas o entes locales con su propio portal

Algunas grandes (Adif, Renfe, varias autonómicas) tienen su propio Punto General de Entrada. Si están conectadas a FACe, vale FACe. Si no, el envío va a su portal específico con el mismo formato Facturae firmado.

Facturas inferiores a 5.000 €

La Ley 25/2013 permite a algunas administraciones eximir de factura electrónica las facturas inferiores a 5.000 €. Pregunta al organismo: en muchos casos siguen exigiendo Facturae igualmente.

FacturaOk implementa el flujo completo: generación de Facturae 3.2.2, firma XAdES-BES con tu certificado real (cargado de forma segura en AWS Secrets Manager), envío SOAP a FACe en producción y sandbox, y trazabilidad de estado. Si una entrega falla en sandbox, lo marcamos honestamente como sandbox no alcanzable en lugar de simular un éxito falso.