Qué es (y qué no es)
Una proforma es un documento informativo que describe una operación futura con el mismo detalle que tendrá la factura definitiva: conceptos, cantidades, precios, IVA estimado. Pero no tiene validez fiscal: no se registra en tus libros, no devenga IVA, no se declara y no sirve para deducir nada. Tampoco obliga al pago por sí misma.
Para qué se usa de verdad
- Comercio exterior: las aduanas la piden para tramitar envíos antes de que exista la factura comercial.
- Pagos por adelantado: el cliente que necesita «un documento» para autorizar internamente una transferencia anticipada.
- Subvenciones y financiación: justificar un gasto futuro ante un banco o una administración.
- Presupuesto con cara de factura para clientes que lo exigen con ese formato.
Proforma, presupuesto y factura: la tabla
| Presupuesto | Proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Validez fiscal | No | No | Sí |
| Se numera en serie fiscal | No | No (numeración propia informal) | Sí, correlativa |
| Devenga IVA | No | No | Sí |
| Momento | Antes de aceptar | Aceptado, antes de facturar | Operación realizada (o anticipo cobrado) |
Dos errores clásicos: numerar las proformas en la misma serie que las facturas (rompe la correlatividad) y cobrar un anticipo «con la proforma» sin emitir después la factura del anticipo — el IVA del anticipo se devenga al cobrarlo (art. 75.Dos LIVA), haya o no factura definitiva. Cómo facturar anticipos.
Rotula el documento como «FACTURA PROFORMA» de forma visible. Si por formato puede confundirse con una factura real, algún cliente la contabilizará por error — y te tocará deshacer el entuerto.
Esta guía es divulgativa y resume la normativa vigente a 9-8-2026 (RD 1619/2012 y normas citadas). Ante un caso concreto, tu gestor tiene la última palabra.