Factura electrónica B2B obligatoria: guía del RD 238/2026

1. Qué ha cambiado con el RD 238/2026

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. El objetivo no es solo digitalizar la factura: también busca medir plazos de pago, reducir morosidad y hacer interoperables las plataformas privadas con la solución pública.

La novedad práctica es que la factura deja de ser un documento que “se envía” y pasa a ser un objeto vivo con estados: se emite, se recibe, se acepta o rechaza, se paga y se conserva con trazabilidad.

2. A quién aplica y cuándo empieza

Aplica a operaciones entre empresarios y profesionales cuando exista obligación de expedir factura electrónica en los términos de la Ley Crea y Crece y su desarrollo reglamentario. El despliegue efectivo depende de la orden ministerial que concrete la solución técnica y los plazos transitorios.

La regla de planificación que conviene usar desde producto es sencilla:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: primera ola de adaptación tras la orden ministerial.
• Resto de empresarios y profesionales: segunda ola, con más margen, pero con el mismo cambio operativo de fondo.
• Facturas simplificadas: quedan fuera en los supuestos previstos por la norma.

Esperar a la fecha final es mala estrategia. Lo caro no es generar un XML: lo caro es cambiar procesos, estados, soporte, conciliación y contabilidad alrededor de ese XML.

3. Formatos: UBL, Facturae y plataformas

El sistema español admite el intercambio mediante formatos estructurados. En la práctica, los equipos técnicos deben prepararse para convivir con:

• UBL 2.1 / EN16931: formato europeo, muy usado en redes interoperables y Peppol.
• Facturae: formato español ya conocido por la facturación a administraciones públicas.
• Plataformas privadas interoperables: operadores que deben poder intercambiar facturas para que cada empresa no quede encerrada en la plataforma de su cliente.
• Solución pública: canal público previsto por la norma, gratuito para usuarios, que concentrará parte de las obligaciones de información.

Factura emitida
  → XML estructurado (UBL o Facturae)
  → entrega por plataforma privada o solución pública
  → estado: recibida
  → estado: aceptada / rechazada
  → estado: pagada + fecha efectiva de pago

4. Estados obligatorios: aceptación, rechazo y pago

Este es el cambio más interesante. El artículo 10 del RD 238/2026 prevé que los destinatarios informen, al menos, de:

• Aceptación comercial de la factura y su fecha.
• Rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva.

Esto convierte la factura en una pieza de workflow. Ya no basta con “enviada”. Tu sistema debe entender si una factura está pendiente de aceptación, aceptada, rechazada por datos incorrectos, vencida, pagada o parcialmente conciliada.

5. Cómo convive con VeriFactu

VeriFactu y B2B se solapan en la factura, pero no en el propósito:

La empresa que lo haga bien no tendrá dos productos separados. Tendrá una sola factura que nace conforme a VeriFactu y viaja conforme a B2B.

6. Checklist técnico para estar preparado

1. Modelo de estados B2B. Añade recibida, aceptada, rechazada, pendiente de pago, pagada y fecha efectiva de pago.
2. XML estructurado real. Genera UBL 2.1 o Facturae con validación, no plantillas a mano.
3. Eventos auditables. Guarda quién aceptó/rechazó, fecha, motivo y canal.
4. Conciliación bancaria. El estado “pagada” debería poder venir de pago manual, Stripe, transferencia conciliada o importación bancaria.
5. Webhooks. Si eres SaaS o integrador, tus clientes necesitarán enterarse de cambios de estado.
6. Preparación de solución pública. Diseña una capa de transmisión configurable para enchufar endpoint público o plataforma privada sin rehacer el motor fiscal.

FacturaOk ya trabaja con generación UBL 2.1 / EN16931, Facturae, estados B2B, aceptación/rechazo desde portal de cliente, webhooks y eventos auditables. La parte crítica de 2026 es convertir esa base en una experiencia de preparación 2027 clara para autónomos, pymes, gestorías e integradores.